Este artículo es una traducción del original en inglés de Thom Wall que puedes leer aquí.
Los contratos pueden ser difíciles de entender. Tanto si contratas a un artista por primera vez, como si eres un organizador de eventos con experiencia, es importante entender los puntos básicos.
Estos documentos son legalmente vinculantes y protegen tanto al artista como al que contrata. Un buen contrato evita fallos en el evento, detallando los derechos y obligaciones de todas las partes. Un contrato para un show puede dividirse en las siguientes secciones:
Nombres e información
¿Qué organización es la que contrata? ¿Quién es el artista contratado? ¿Cuál es la persona de contacto para cada grupo? ¿Cómo se les puede contactar?
Consejo: A veces los organizadores de eventos usan a una persona para firmar el contrato y otra distinta para gestionar el evento. Si el contacto administrativo es distinto del contacto del evento, asegúrate de incluir toda la información.
Descripción de los servicios
¿Para qué se le ha contratado al artista? Sé todo lo específico que puedas. “Espectáculo” no es suficientemente descriptivo, pero “espectáculo de malabares de 45-60 minutos para la reunión de la asociación de padres” sí lo es.
Horas y fechas
¿Cuándo comenzará el artista su número? ¿Cuándo acabará? ¿Cuándo tendrán acceso al escenario para el montaje y comprobaciones necesarias?
“Número de mediodía” puede llevar a confusión, es mucho mejor “el número comenzará a las 12:00 y terminará a las 13:00. El acceso al escenario para el montaje y las pruebas de sonido se podrá realizar a partir de las 10:00 del día del espectáculo”.
Si tu número es un pasacalles o es un trabajo de animación, asegúrate de incluir información sobre los descansos. Los animadores de ambientación suelen requerir un descanso de 15 minutos por cada hora trabajada.
Consejo: Si el evento comienza tarde por un problema de la parte contratante, es una práctica común que la hora de finalización se mantenga como estaba originalmente. Si contratas a un animador de 18:00 a 20:00, pero el evento no comienza hasta las 18:30, el contrato seguirá acabando a las 20:00, a no ser que se negocie de otro modo.
Pagos
¿Cuánto se le paga al artista? ¿Hay un cargo por el transporte? ¿Se entrega depósito? Si es que sí, ¿de qué cantidad y cuándo? ¿Cuándo se pagará la cantidad restante? ¿Hay horas extras?
Muchos artistas piden un depósito de hasta el 40 % que ha de abonarse 30 días antes de que comience el evento. El depósito te asegura que tu número esté en su agenda y sirve como compensación en caso de cancelación. Si el coordinador del evento lo cancela en una fecha determinada (puede ser 15 días antes del evento), se pierde todo el depósito. Si el artista cancela, lo devuelve completo. Todo esto ha de ser aclarado en las cláusulas de cancelación.
Requisitos técnicos
¿Quién aporta cada parte del equipamiento necesario? ¿Quién maneja el equipamiento técnico? ¿Cuánto espacio se necesita para el show? ¿De qué altura ha de ser el techo?
Algunos artistas llevan sus propios sistemas de audio, otros muchos no. Si contratas a un cantante: ¿Lleva su micrófono? ¿Un sistema completo de sonido? ¿Nada? Una vez instalado, ¿quién se ocupa de la parte técnica durante el número?
Consejo: Muchos profesionales llevarán su propio raider técnico para el show. Este documento contendrá muchos más detalles que el contrato, y está dirigido directamente al personal técnico del lugar del evento. Si quieres ver un ejemplo de raider técnico, puedes ver el mío aquí.
Cláusulas de cancelación
Si el evento se cancela por parte del organizador: ¿Qué sucede con el depósito? ¿Y qué sucede si es el artista quien cancela?
Consejo: Los artistas profesionales se toman su trabajo muy en serio. Si pasa algo y tienen que cancelar su número, es muy probable que ellos mismos busquen un reemplazo adecuado para cubrir la actuación. Habla con ellos abiertamente y con honestidad para intentar encontrar una solución juntos. Seguro que tu evento será un éxito aunque haya habido que arreglar un problema de agenda.
Otros detalles
Muchos contratos incluirán también detalles sobre fotografía, grabación en vídeo, promoción y arbitraje de conflictos. Lee bien los términos del contrato y no dudes en hacer preguntas: la otra parte te agradecerá haberlo leído.
El objetivo del contrato es evitar los problemas que puedan surgir al dar cosas por supuestas o por simples malentendidos. Si ves una cláusula del contrato con la que no te sientes cómodo, negóciala con el artista o el organizador del evento. No es ninguna complicación editar el contrato para adaptarse a las necesidades específicas de ambas partes. En mi experiencia, los artistas presumen de ser flexibles y estarán encantados de ayudarte en todo lo que puedan para que todo sea un éxito.
 | Thom Wall es un malabarista, pero también un artista de vodevil, un animador, un orador y un comediante. Vive en Estados Unidos, pero ha recorrido el mundo con sus números. Thom ha actuado con el Circo del Sol y ha recibido más de 20 premios nacionales e internacionales por sus actuaciones. Es un habitual de la lista de los 40 mejores malabaristas del mundo. Últimamente ha estado trabajando en el Circo del Sol como malabarista en solitario en el espectáculo «Totem» de gira por Japón, Estados Unidos, Canadá y Nueva Zelanda. |
